In 10 stappen naar een goede onboarding
Een succesvolle onboarding van nieuwe medewerkers is enorm belangrijk. Het is dé fase waarin de basis wordt gelegd voor de betrokkenheid, productiviteit en retentie van medewerkers op de lange termijn. Een effectieve onboardingprocedure zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom en gewaardeerd voelen, snel ingewerkt raken en de nodige kennis en vaardigheden opdoen om hun functie succesvol uit te voeren.
Wij nemen je in 10 stappen mee naar een goede onboarding.
1) Informeer het team
Zorg dat je het team ruim voordat de nieuwe medewerker start goed informeert. Wie is de nieuwe medewerker, wat is zijn / haar achtergrond en wat wordt zijn of haar functie precies?
2) Regel alle administratieve zaken
Dit is een hygiëne-factor, maar zorg dat je alles goed en op tijd regelt. Denk bijvoorbeeld aan:
Arbeidscontract & alle formulieren voor de indiensttreding
Aanmelding bij pensioen en verzekeraars
Toegang tot de employee self service
Toegang tot de belangrijke systemen
3) Zorg dat alle benodigdheden klaar zijn
Ook dit zijn hygiëne-factoren. Zorg ervoor dat email, teams en andere programma’s ready-to-use zijn voor jouw nieuwe medewerker. Maar denk ook aan het toegangspasje, de mobiele telefoon en een laptop.
4) Maak van tevoren al connectie
Een app van je nieuwe leidinggevende, een LinkedIn-connectie van je nieuwe collega of simpelweg een handgeschreven kaartje bij je arbeidscontract. Zorg dat je van tevoren al verbinding maakt, dit is goud waard.
5) Maak een inwerk programma
Er is niets fijners als nieuwe medewerkers een overzichtelijk en helder inwerkprogramma krijgen. Zet het inwerkprogramma voor de eerste maand op papier. Plan inwerksessies en evaluatiemomenten alvast vooruit.
6) Benoem een inwerkbuddy binnen het team
De inwerkbuddy is de go-to-person voor alle vragen. Het is erg fijn als je als nieuwe medewerker een buddy hebt. De inwerkbuddy helpt de nieuwe collega op weg, kan de nieuwe medewerker zachter laten landen, en de nieuwe medewerker kan met al zijn vragen bij de buddy terecht.
7) Plan kennismakingsgesprekken met collega’s
Er zijn binnen jouw organisatie vast belangrijke collega’s om te leren kennen. Plan alvast wat kennismakingsgesprekken vooruit. Het is voor de nieuwe medewerker én voor de huidige medewerkers heel prettig om even een half uur met een kopje koffie elkaar wat beter te leren kennen. Hiermee leg je de basis voor een goede en effectieve onderlinge samenwerking.
8) Deel informatie zoals missie, visie, waarden en een stuk geschiedenis met je nieuwe collega
Als het goed is heb je dit tijdens de selectiegesprekken al besproken. Maar het kan allesbehalve kwaad om in de eerste week nog eens goed stil te staan hierbij. Het is belangrijk dat de nieuwe medewerker op de hoogte is van de missie, visie en waarden van jouw organisatie. Ook niet onbelangrijk is hem of haar meer te vertellen over de historie van jouw organisatie.
9) Vertel over de rituelen van jouw organisatie
Kennis van de rituelen binnen een organisatie is belangrijk voor jouw nieuwe collega. Je vertelt hem of haar wat er van hem of haar verwacht wordt. Voorbeelden van informele rituelen zijn: de lunch, een dagstart, hoe jullie dingen vieren, hoe jullie met elkaar omgaan tot aan de jaarlijkse kerstviering. Vertel je nieuwe medewerker ook uitgebreid over de overlegstructuur binnen jouw organisatie.
10) Evalueer
Dit kan formeel door één of meerdere evaluatiemomenten te plannen in de eerste maand. Maar het kan ook informeel door bijvoorbeeld regelmatig te vragen hoe het met je nieuwe medewerker gaat en te informeren naar zijn of haar ervaringen tot zover.